Znáte ten pocit beznaděje: Při hledání práce objevíte pozici, na kterou byste rádi nastoupili, ale v podmínkách přijetí jsou uvedeny i takové požadavky, jimž nevyhovujete a kvůli kterým vás pravděpodobně vyřadí hned na začátku. Chybí vám např. praxe, neumíte anglicky na takové úrovni, jakou zaměstnavatel vyžaduje, nemáte řidičák apod. Jak se přes tyto nevýhody přenést a nezavřít si dveře k nové práci? Vaší nadějí je přesvědčivý motivační dopis. Co do něj ale psát, abyste nelhali, a přitom přesvědčili zaměstnavatele, aby vám přece jen dal šanci? Přečtěte si, že to není tak těžké.
Nevzdávejte to, ani když nejste „Pan Dokonalý“
Rad a tipů, jak napsat motivační dopis, je sice plný internet, ale téměř vždy se jedná o ryze teoretická doporučení. Když už přece jen dojde na praktické ukázky, vždy se jedná o případ dokonalého souladu mezi požadavky zaměstnavatele a osobností uchazeče: fiktivní zájemce perfektně odpovídá požadovanému profilu, splňuje všechny podmínky přijetí, a k tomu ještě občas přihodí nějaký ten benefit v podobně pobytu v zahraničí, znalosti několika cizích jazyků nebo certifikátu odbornosti. Ale co když ani při nejlepší vůli prostě nesplňujete všechny podmínky, které si zaměstnavatel nadiktoval do popisu dané pozice? Co když se dokonce s anotací daného místa míjíte ve více bodech, přestože jste přesvědčeni, že byste tuto práci hravě zvládli? Takové rady na drtivé většině pracovních ani poradenských portálů nenajdete. „Přitom jen stačí dodržovat základní pravidlo: když už některé požadavky nesplňuji, alespoň se jim přiblížím,“ říká Radim Karlach, zakladatel projektu Jistá práce.cz, který pomáhá uchazečům s komunikací při výběrovém řízení
Profil uchazeče a popis pozice v maximálním a viditelném souladu
Uchazeči, kteří si zoufají nad tím, že neodpovídají všem požadovaným položkám inzerátu, by si ze všeho nejdříve měli uvědomit, že ani zaměstnavatel, ani personalista většinou nepočítají s tím, že by objevili opravdu ideálního uchazeče, který by veškerá očekávání splňoval na sto procent. Text inzerátu je proto třeba chápat jako jakýsi mustr, kterému se reální adepti mají pouze přiblížit. Angličtina pro to má výrazy „must haves“ a „nice to have“, neboli „co kandidáte splňovat musí“ a „co by bylo hezké, kdyby splňoval“. V zájmu uchazeče však samozřejmě je, aby se popisu pokusil přiblížit co nejvíce – a aby šlo o soulad viditelný na první pohled, na první letmé přečtení. Zkuste tedy nejdříve „vypíchnout“ všechno, v čem popisu vyhovujete dokonale, a teprve následně přejít k požadavkům problematickým a kvalitám chybějícím. U nich postupujte bod po bodu a u každého požadavku pátrejte v paměti, kdy jsme dělali „něco podobného“. Radim Karlach k tomu uvádí: „Když je například u pozice sekretářky výslovně vyžadována minimálně roční praxe v administrativě, kterou uchazečka nemá, protože je čerstvou absolventkou, může uvažovat takto: Nepracovala jsem při škole na brigádě, kde jsem přišla do styku alespoň se základy administrativy? Nevyplňovala jsem aspoň jednoduché formuláře, evidenci odpracovaných hodin, či třeba příchozí a odchozí návštěvy?“ Podobně můžete pátrat v paměti, pokud budou v požadavcích například znalosti fakturace, komunikace s dodavateli, příprava podkladů, organizační praxe a celá řada dalších aktivit.
Nebuďte zbytečně originální. „Opisujte“ z textu inzerátu
Při formulaci motivačního dopisu je nutno dbát nejen na obsahovou shodu vašeho profilu s profilem pozice, ale také na to, aby byly v souladu forma a jazyk vašeho textu s popisem daného pracovního místa. Vaší tajnou zbraní může být přizpůsobení názvosloví, které používáte v motivačním dopise, výrazům v anotaci. Jinými slovy: používejte v textu pro popsání vašich dovedností, znalostí i praxe stejná slova, jaká použil ten, kdo pozici vypisuje. Nenuťte personalistu, aby musel složitě srovnávat, nakolik se jednotlivé body vašeho profilu shodují s požadavky zaměstnavatele – využijte naopak každé slovo k tomu, abyste v mysli hodnotitele byli maximálně podobní „tomu člověku z inzerátu“. Představte si svůj profil i profil požadovaný v anotaci jako mozaiku a jednotlivá slova jako její střípky. Čím více střípků vaší osobnosti se bude shodovat s inzerátem, tím lépe pro vás. Příklad takového postupu? Zvládáte např. programy Word, Excel, Power Point i Outlook? Podívejte se, zda v textu inzerátu není místo vypisování těchto programů prostě jen souhrnný název „MS Office“, a pokud ano, použijte toto pojmenování. Vyznáte se ve zpracování mezd? Pokud je pro tyto činnosti použit v textu inzerátu pojem „Payroll“, určitě svůj profil přizpůsobte tomuto názvu. Píše-li se v inzerátu o „schopnosti vést tým“, není třeba sahat po anglickém „leadership“, ale ani vymýšlet české synonymum – prostě jen pohodlně opište termín z anotace. Tímto jednoduchým postupem nejen ušetříte hodnotiteli drahocenné vteřiny, ale navíc mu nenápadně předvedete, že se v daném oboru cítíte jako ryba ve vodě.
Titulky a odstavce: tajná zbraň, kterou nikdo nevyužívá
Přesvědčit zaměstnavatele, aby pozval k osobnímu pohovoru právě vás, se budou snažit všichni vaši konkurenti. Musíte tedy rychle zaujmout pozornost hodnotitele a přesvědčit ho, aby vás poznal blíže. Hrajete o čas, a jakmile hodnotitel vaši žádost posoudí jako málo zajímavou a přesvědčivou, další šanci už nedostanete. Proto je vhodné inspirovat se u reklamních textařů, jejichž denním chlebem je psát články, slogany a popisy, které zaujmou a přesvědčí „na první dobrou“. Učiňte tedy po jejich vzoru text dopisu maximálně přehledným a sdělným a využijte k tomu jejich výrazový arzenál: titulky, odstavce, zvýrazněné pasáže či bodové seznamy. „Zkuste rozdělit text do tematických oddílů, například Vzdělání, Praxe, Úspěchy, Čím budu prospěšný firmě, Proč chci pracovat pro tuto společnost a podobně. Účinek textu bude ještě větší, když každý takový odstavec trefně pojmenujte. Odstavce s dílčími nadpisy typu Hovořím třemi světovými jazyky, Řídil jsem dva roky tým 20 operátorů, 350 000 km bez nehody nebo Ocenění Zaměstnanec roku 2013 vdechnou textu atraktivitu, dynamiku a pozitivní náboj,“ doporučuje Radim Karlach z projektu Jistá práce.cz. Buďte si jistí, že podobně čtivý text drtivá většina vašich konkurentů hodnotitelům nenabídne.
Dynamická slovesa lépe prodají uchazečovy schopnosti
Při popisu činností využívejte tzv. dynamická slovesa typu „dosáhl jsem“, „zajišťoval jsem“, „řídil jsem“, „vybudoval jsem“ apod. Tyto výrazy text oživí, a hlavně podpoří váš obraz úspěšného uchazeče, na kterého se zaměstnavatel může spolehnout a který už v oboru něco dokázal a má na co navazovat. Neutrální či pasivní výrazy pro vyjádření týchž skutečností, jako např. „měl jsem na starosti“, „měl jsem za úkol“, „mezi mé povinnosti patřilo“, či dokonce „musel jsem“ apod., o uchazeči zdaleka tak příznivě nevypovídají.
Jak čelit rychločtení personalistů? Pomocí zvýrazněných klíčových slov
Zaručeným, a přitom málo využívaným prostředkem, kterým docílíte lepší sdělnosti a zpřehlednění textu dopisu, je zvýraznění klíčových slov a stěžejních pasáží. Jedná se opět o oblíbený trik profesionálních marketingových textařů, využívaný hlavně pro potřeby internetových stránek a e-shopů. Pomocí zvýrazněných klíčových slov totiž dokážou profesionální textaři sdělit potřebné informace i rychle a povrchně čtoucím uživatelům internetu. Použijte tedy stejný způsob a za pomoci tučných písmen zvýrazněte to, čím se chcete před zaměstnavatelem pochlubit či co mu hodláte přednostně sdělit. Ale pozor: má-li tento trik fungovat, nesmíte text tučnými pasážemi zahltit!
Pamatujte, že méně je někdy více.
Nepodceňujte Soft skills čili měkké dovednosti
Stále více zaměstnavatelů i personalistů dnes klade důraz na tzv. měkké dovednosti čili soft skills. Zkrátka: osobnostní profil uchazeče, jeho povaha a vlastnosti jsou pro celou řadu pozic často důležitější než profesní dovednosti. „Ty se lze více či méně doučit až po nástupu do zaměstnání, samozřejmě kromě vysoce odborných profesí, kdežto vlastnosti typu obchodní duch, tah na branku, odolnost vůči stresu, pečlivost či smysl pro detail musí mít uchazeč do značné míry vrozené a léty je pouze piluje k větší dokonalosti,“ říká Radim Karlach. „Pečlivě proto prostudujte v textu inzerátu, jaké osobnostní předpoklady zaměstnavatel vyžaduje, a sami si zkuste doplnit další vhodné vlastnosti.“
Pokud dané předpoklady alespoň v menší míře máte, neváhejte je výslovně zmínit v textu. Používejte při tom obyčejný selský rozum: např. pro pozici obchodníka zvolte „sebevědomí“, „přesvědčivost“, „orientace na výsledek“, „samostatnost“ apod., kdežto pro pozici úředníka či administrativní pracovnice použijte spíše vlastnosti typu „pečlivost“, „přesnost“, „precizní“, „spolehlivý“ apod.